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Was muss eine PDF/A-Konvertierung erreichen?
PDF/A ist eine Familie von Anforderungen an die Archivkonformität. Das empfangende Archiv sollte den benötigten Teil und die Stufe angeben, etwa PDF/A-2b. Wählen Sie dieses Profil vor der Konvertierung und validieren Sie die tatsächliche Ausgabe anschließend dagegen. Die normalen PDF-Konverter dieser Website erzeugen keinen validierten PDF/A-Export. Diese Anleitung erläutert den getrennten Erstellungs- und Prüfvorgang.
Welchen Ausgangspunkt sollten Sie verwenden?
| Was Sie haben | Konvertierungsweg | Wichtigste Prüfung |
|---|---|---|
| Das bearbeitbare Quelldokument | Mit einer Anwendung exportieren, die die erforderliche PDF/A-Option bietet | Wählen Sie das angeforderte Archivprofil statt einer gewöhnlichen PDF. |
| Nur eine vorhandene PDF | Einen PDF/A-fähigen Konverter verwenden, etwa Acrobat Pro Preflight | Prüfen Sie Konvertierungsänderungen und validieren Sie die gespeicherte Ausgabe. |
| Eine bereits validierte PDF/A | Unverändert aufbewahren, wenn keine Änderungen nötig sind | Validieren Sie die neue Datei erneut, falls Sie Änderungen vornehmen. |
| Eine ungenaue Anforderung nach einer „Archiv-PDF“ | Beim empfangenden Archiv nachfragen, welches Profil es akzeptiert | Nehmen Sie nicht an, dass der neueste Teil oder eine Kennzeichnung im Dateinamen genügt. |
Wie konvertieren Sie eine vorhandene PDF in Acrobat Pro?
Adobes Anleitung zur Standardkonvertierung dokumentiert diesen Preflight-Weg. Acrobat Pro ist ein separates Desktop-Produkt; diese Bedienelemente gehören nicht zu dieser Website.
- Öffnen Sie eine Kopie der PDF. Wählen Sie Alle Werkzeuge → Druckproduktion verwenden → Preflight.
- Wählen Sie PDF-Standards aus der Bibliotheksliste und öffnen Sie die Registerkarte Profile.
- Erweitern Sie die PDF/A-Konformitätsprofile und wählen Sie das Konvertierungsprofil, das der vom Archiv genannten Anforderung entspricht.
- Führen Sie Prüfen und korrigieren aus und speichern Sie anschließend eine neue Datei. Prüfen Sie gemeldete Fehler, statt das bloße Vorhandensein einer Ausgabedatei als Erfolg zu betrachten.
- Vergleichen Sie die gespeicherten Seiten mit der Quelle und validieren Sie die gespeicherte Datei unabhängig anhand des geforderten Profils.
Wie exportieren Sie eine bearbeitbare Quelle als PDF/A?
Wenn Sie das Originaldokument haben, kann ein Export die Rekonstruktion aus einer PDF vermeiden. Verwenden Sie in LibreOffice Datei → Exportieren als → Als PDF exportieren und wählen Sie anschließend die benötigte PDF/A-Option in den Einstellungen zur PDF-Version, sofern Ihre installierte Version sie unterstützt. Die offiziellen Exporteinstellungen beschreiben den Dialog; die PDF-Exportparameter geben die unterstützten PDF/A-Profilwerte an. Exportieren Sie eine separate Datei und validieren Sie sie danach.
Öffnen Sie ein Word-Dokument nach Möglichkeit im Quelleditor. Das Importieren einer vorhandenen PDF in eine Zeichenanwendung kann Textpositionen und Struktur schon vor dem Export verändern. Gehen Sie daher nicht davon aus, dass dieser Umweg das Originaldokument erhält. Prüfen Sie bei jedem gewählten Weg Seitenzahl, Schriftarten, kleine Symbole und Tabellenausrichtung.
Wie validieren Sie genau das geforderte Profil?
Installieren Sie veraPDF aus der offiziellen Distribution und verwenden Sie entweder die Desktop-Oberfläche oder die Kommandozeilenanwendung. Wählen Sie in der Desktop-Oberfläche die Ausgabedatei und das erforderliche Validierungsprofil, führen Sie die Prüfung aus und lesen Sie den Bericht. Die veraPDF-Desktop-Anleitung beschreibt diese Bedienelemente.
Wählen Sie bei einer PDF/A-2b-Anforderung dieses Profil ausdrücklich und speichern Sie den Bericht zur genauen Ausgabedatei. Ersetzen Sie in diesem dokumentierten Befehlsbeispiel archive-copy.pdf durch Ihren Dateinamen:
verapdf --flavour 2b "archivkopie.pdf" > "archivkopie-validierung.xml"Unter Windows kann das Startprogramm verapdf.bat heißen. Prüfen Sie, ob der Bericht das geforderte Profil nennt und isCompliant="true" meldet. Ein Fehler muss untersucht werden; ein bestandenes anderes Profil erfüllt keine Anforderung für 2b. Die veraPDF-Validierungsreferenz erläutert ausdrücklich gewählte Profile und automatische Erkennung. Die automatische Erkennung verwendet die Konformitätsmetadaten der Datei. Ein ausdrücklich ausgewähltes Profil ist daher sinnvoll, wenn die Anforderung des Empfängers feststeht.
Was sagt Ihnen eine fehlgeschlagene Validierung?
| Gemeldetes Problem | Mögliche praktische Korrektur zur Prüfung |
|---|---|
| Eine Schrift ist nicht eingebettet | Kehren Sie zur Quelle oder den Konvertereinstellungen zurück, verwenden Sie eine einbettbare Schrift und exportieren Sie erneut. |
| Farb- oder Ausgabebedingungsinformationen verletzen eine Regel | Prüfen Sie die Farbprofileinstellungen des Konverters und die konkret verletzte Regel. |
| Die Datei ist verschlüsselt | Bereiten Sie eine autorisierte unverschlüsselte Archivkopie vor; PDF/A erlaubt keine PDF-Verschlüsselung. |
| Die Metadaten geben ein anderes Profil an | Konvertieren und validieren Sie anhand des geforderten Profils, statt nur die Kennzeichnung zu ändern. |
| Nicht unterstützte Inhalte oder Dokumentfunktionen bleiben enthalten | Lesen Sie die genaue Regel und bestimmen Sie, wie die benötigten Informationen in einer unterstützten Form erhalten bleiben können. |
Die Verschlüsselungsbeschränkung von PDF/A wird auch in Adobes Standardeinstellungen beschrieben. Speichern oder übertragen Sie Archivdateien bei Vertraulichkeitsbedarf mit geeigneten Zugriffskontrollen; das nachträgliche Hinzufügen eines PDF-Passworts zum Öffnen verändert das Konformitätsergebnis.
Was sollten Sie zusammen mit einem archivierten Bericht aufbewahren?
Bewahren Sie bei einem 12-seitigen Jahresbericht das Quelldokument, die konvertierte PDF, den Prüfbericht und eine Notiz zu Profil und Validierungsdatum auf. Prüfen Sie, ob alle 12 Seiten und die notwendigen Abbildungen lesbar bleiben. Wenn Sie später einen Anhang zusammenführen oder eine Seitenzahl ändern, behandeln Sie diesen Download als neuen Kandidaten: Prüfen Sie ihn und führen Sie die Validierung erneut aus. Der frühere Bericht gilt für die früheren Bytes und nicht automatisch für jede spätere Kopie.
Häufig gestellte Fragen
Macht PDF/A ein Dokument durchsuchbar?
Nicht von selbst. Ein konformes Archivdokument kann je nach Inhalt und Profil weiterhin eine geprüfte OCR-Ebene für eine sinnvolle Textsuche benötigen. Legen Sie Anforderungen an Suche und Barrierefreiheit getrennt fest.
Ist PDF/A dasselbe wie PDF/UA?
Nein. PDF/A betrifft die Archivkonformität, PDF/UA die Barrierefreiheit. Ein Projekt kann beides verlangen, und jede Anforderung benötigt die entsprechenden Prüfungen.
Kann ich nach der Validierung PDF zusammenführen verwenden?
Ein Zusammenführen erstellt ein neues Dokument. Bewahren Sie das validierte Original auf und validieren Sie die zusammengeführte Ausgabe erneut, bevor Sie sie als konform bezeichnen.
Beweist ein bestandener Prüfbericht, dass die Fakten im Dokument richtig sind?
Nein. Eine Formatvalidierung prüft weder die Aussagen des Verfassers noch die Vollständigkeit eines Scans oder die Richtigkeit einer Finanzzahl. Prüfen Sie den Inhalt ebenso wie die Konformität.
Weitere Arbeitsabläufe
Verwenden Sie PDF erstellen, um ein Ausgangsformat zu wählen, und PDF-Reader zur Seitenprüfung. Unterscheiden Sie bei gewöhnlichen Browserkonvertierungen klar zwischen einer nutzbaren PDF und einer validierten Archivdatei.