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¿Qué debe conseguir una conversión a PDF/A?
PDF/A es una familia de requisitos de conformidad archivística. El archivo receptor debe especificar la parte y el nivel exigidos, por ejemplo, PDF/A-2b. Elige ese perfil antes de convertir y valida el resultado real con él. Los conversores PDF habituales de este sitio no producen una exportación PDF/A validada. Esta guía explica el procedimiento independiente de creación y comprobación.
¿Qué punto de partida debes utilizar?
| Qué tienes | Método de conversión | Comprobación principal |
|---|---|---|
| El documento original editable | Exporta con una aplicación que ofrezca la opción PDF/A requerida | Selecciona el perfil archivístico solicitado en lugar de un PDF normal. |
| Solo un PDF existente | Utiliza un conversor compatible con PDF/A, como Comprobaciones de Acrobat Pro | Revisa los cambios de conversión y valida el resultado guardado. |
| Un PDF/A ya validado | Consérvalo si no necesita cambios | Si lo modificas, valida de nuevo el archivo resultante. |
| Una solicitud imprecisa de «PDF para archivo» | Pregunta al archivo receptor qué perfil acepta | No supongas que basta con la parte más reciente o con una etiqueta en el nombre. |
¿Cómo convertir un PDF existente en Acrobat Pro?
Las instrucciones de Adobe sobre conversión a estándares documentan este método con Comprobaciones. Acrobat Pro es un producto de escritorio independiente; estos controles no forman parte de este sitio.
- Abre una copia del PDF. Selecciona Todas las herramientas → Usar producción de impresión → Comprobaciones.
- Selecciona Estándares PDF en la lista de bibliotecas y abre la pestaña Perfiles.
- Despliega los perfiles de conformidad PDF/A y elige el perfil de conversión que corresponda al requisito indicado por el archivo receptor.
- Ejecuta Analizar y corregir y guarda en un archivo nuevo. Revisa cualquier error indicado en lugar de considerar que la mera existencia de un archivo de salida demuestra el éxito.
- Compara las páginas guardadas con el original y valida el archivo de forma independiente con el perfil requerido.
¿Cómo exportar un original editable como PDF/A?
Si tienes el documento original, exportarlo puede evitar reconstruirlo desde PDF. En LibreOffice, utiliza Archivo → Exportar a → Exportar a PDF y elige la opción PDF/A requerida en los ajustes de versión PDF, si tu versión instalada la admite. Los ajustes oficiales de exportación describen el cuadro; los parámetros de exportación PDF identifican los valores de perfil PDF/A compatibles. Exporta un archivo independiente y valídalo después.
Abre un documento de Word en su editor original siempre que sea posible. Importar un PDF existente en una aplicación de dibujo puede cambiar la posición del texto y la estructura antes de exportar; no supongas que este recorrido conserva el documento original. Revisa el número de páginas, las fuentes, los símbolos pequeños y la alineación de tablas cualquiera que sea el método.
¿Cómo validar el perfil exacto requerido?
Instala veraPDF desde su distribución oficial y utiliza su interfaz de escritorio o su aplicación de línea de comandos. En la interfaz, selecciona el archivo de resultado y el perfil requerido, ejecuta la validación y lee el informe. La guía de escritorio de veraPDF describe esos controles.
Si se exige PDF/A-2b, selecciona ese perfil expresamente y guarda el informe del archivo de salida exacto. En este ejemplo de comando documentado, sustituye archive-copy.pdf por tu nombre de archivo:
verapdf --flavour 2b "copia-archivo.pdf" > "validacion-copia-archivo.xml"En Windows, el lanzador puede llamarse verapdf.bat. Comprueba que el informe indique el perfil solicitado y el resultado isCompliant="true". Un fallo requiere investigación; superar otro perfil no satisface un requisito de 2b. La referencia de validación de veraPDF explica los perfiles explícitos y la detección automática. Esta última utiliza los metadatos de conformidad del archivo, por lo que seleccionar un perfil explícito resulta útil cuando el requisito receptor es fijo.
¿Qué indica un fallo de validación?
| Problema indicado | Corrección práctica que investigar |
|---|---|
| Una fuente no está incrustada | Vuelve al original o a los ajustes del conversor; utiliza una fuente que se pueda incrustar y exporta de nuevo. |
| La información de color o de condición de salida incumple una regla | Revisa los ajustes de perfil de color del conversor y la regla concreta que falló. |
| El archivo está cifrado | Prepara una copia archivística autorizada sin cifrar; PDF/A no permite el cifrado PDF. |
| Los metadatos declaran otro perfil | Convierte y valida con el perfil solicitado en lugar de cambiar únicamente su etiqueta. |
| Permanecen contenidos o funciones no compatibles | Lee la regla exacta y determina cómo conservar la información necesaria de una forma compatible. |
La restricción de cifrado de PDF/A también se describe en los ajustes de estándares de Adobe. Si se requiere confidencialidad, almacena o transmite el archivo con controles de acceso adecuados; añadir después una contraseña de apertura PDF cambia su conformidad.
¿Qué debes conservar junto a un informe archivado?
Para un informe anual de 12 páginas, conserva el original, el PDF convertido, el informe del validador y una nota con el perfil y la fecha de validación. Confirma que las 12 páginas y las figuras necesarias sigan siendo legibles. Si después unes un anexo o cambias un número de página, trata esa descarga como un nuevo candidato: revísala y repite la validación. El informe anterior corresponde a los bytes anteriores, no automáticamente a todas las copias posteriores.
Preguntas frecuentes
¿PDF/A permite buscar texto en un documento?
No por sí solo. Un documento archivístico conforme puede seguir necesitando una capa OCR revisada para buscar texto de forma útil, según su contenido y perfil. Define por separado los requisitos de búsqueda y accesibilidad.
¿PDF/A es lo mismo que PDF/UA?
No. PDF/A trata la conformidad archivística, mientras que PDF/UA trata la accesibilidad. Un proyecto puede exigir ambos y cada requisito necesita sus comprobaciones correspondientes.
¿Puedo utilizar Unir PDF después de validar?
Unir crea un documento nuevo. Conserva el original validado y vuelve a validar el resultado unido antes de describirlo como conforme.
¿Un informe favorable demuestra que los datos del documento son correctos?
No. La validación del formato no verifica las afirmaciones del autor, si un escaneo está completo ni la veracidad de una cifra financiera. Revisa el contenido además de la conformidad.
Procedimientos relacionados
Utiliza Crear PDF para elegir el formato de partida y Lector de PDF para revisar las páginas. En la conversión habitual del navegador, distingue siempre entre un PDF utilizable y un archivo archivístico validado.